Klauzula informacyjna o ochronie danych osobowych
KLAUZULA INFORMACYJNA
Zgodnie z obowiązkiem nałożonym art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych… (RODO), poniżej przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
Administrator danych osobowych.
- Administratorem danych osobowych jest (w zależności od realizowanych zadań):
a) Gmina Olsztyn
b) Prezydent Olsztyna
c) Urząd Miasta Olsztyna
Inspektor ochrony danych.
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych - Pana Zbigniewa Korzeniewskiego,
z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: iod@olsztyn.eu lub pod numerem telefonu: +48 89 5273111 wew. 384
Cele i podstawy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Dane osobowe przetwarzane będą w celu, w jakim administrator je pozyskał, w zakresie niezbędnym:
a) do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z realizacją zadań własnych lub zleconych na podstawie ustaw,
b) do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; (art. 6 ust. 1 lit. e RODO),
c) do realizacji zawartych umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy i jej sporządzenia, co wymaga jednoznacznej identyfikacji stron umowy, a także dla realizacji wynikających z tej umowy obowiązków i uprawnień oraz realizacji obowiązków publicznoprawnych ciążących na administratorze,
d) w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest przesłanką legalizującą przetwarzania danych przez administratora w przypadkach wyjątkowych, w ściśle określonych okolicznościach. Zgoda może być w każdym momencie cofnięta, co nie wpływa na legalność przetwarzania danych w okresie pomiędzy wyrażeniem zgodny na przetwarzanie danych, a cofnięciem tej zgody.
- Dane osobowe będą zatem przetwarzane przede wszystkim na podstawie obwiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz incydentalnie Pani/Pana zgody.
Odbiorcy danych osobowych.
Dane osobowe będą przekazywane następującym odbiorcom:
a) podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
b) podmiotom, które na podstawie stosownych umów lub porozumień
z administratorem danych osobowych przetwarzają Pani /Pana dane osobowe,
c) podmiotom wspomagającym administratora w wypełnianiu uprawnień
i obowiązków poprzez świadczeniu usług (w tym przypadku administrator zawarł
w umowach stosowne zapisy powierzenia przetwarzania danych osobowych). Głównym podmiotem, który przetwarza Pani/Pana dane w tym zakresie jest Centrum Informatyczne Usług Wspólnych Olsztyna.
Okres przechowywania danych.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres :
a) do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie –
w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) – przez czas określony w tych przepisach.
b) trwania i wykonywania zawartej umowy oraz niezbędny do ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń,
c) niezbędny do osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane - na podstawie zgody.
Prawa osób, których dane dotyczą:
a) Zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu:
b) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
c) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne,
a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje
w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
d) prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
f) Podanie danych osobowych jest:
- wymogiem ustawowym, w przypadkach, o których mowa w pkt. 3a i 3b ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (brak podania danych uniemożliwi realizację obowiązku ustawowego, co może skutkować konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa),
- wymogiem umownym, w przypadku, o którym mowa w pkt. 3c (podanie danych ma na celu zawarcie i prawidłową realizację umowy, a ewentualne ich niepodanie będzie skutkowało nie zawarciem umowy),
- dobrowolne w przypadku, o którym mowa w pkt. 3d kiedy świadomie i dobrowolnie wyrażono zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu określonym taką zgodą (brak zgody uniemożliwi przetwarzanie danych w zakresie określonym zgodą),
g) Dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej nie będą również poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Niezależnie od powyższego, obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO jest realizowany w urzędzie przez właściwe komórki organizacyjne w zależności od poszczególnego celu przetwarzania danych osobowych, podstawy prawnej czy też okresu przechowywania Pani/Pana danych osobowych.